勤怠集計は、時刻の計算だけでなく、日跨ぎ、休憩、休日、丸め、欠勤、申請漏れなどの例外が多い業務です。
すべてを自動確定するより、定型計算を行い、確認が必要な人だけを一覧にする形から始める方が安全です。
先に結論
打刻CSVの取込・整形はPower Query、勤務規則に沿う計算は関数やVBA、未打刻や申請不一致は例外一覧として人が確認します。就業規則や給与計算の判断は、確定した社内ルールに従います。
この作業は自動化候補です
次の項目が多いほど、手作業をそのまま続けるより、自動化の効果が出やすくなります。
- 毎月同じ勤怠システムからCSVを出す
- 複数拠点・雇用区分のデータをまとめる
- 未打刻を目視で探す
- 日跨ぎや休憩控除を手で直す
- 給与用形式へ列を並べ替える
作業を三つに分けて考える
- 1打刻データを取り込む
社員番号、日付、時刻を正しい型で読みます。
- 2規則に沿って集計する
勤務時間、休憩、残業などを計算します。
- 3例外を出す
未打刻、重複、上限超過、申請不一致を一覧にします。
向いている方法の考え方
勤怠は「正しい答え」が勤務区分や就業規則で変わります。開発者へ判断を任せず、雇用区分ごとの計算例を会社側で確認します。
時刻は日付をまたぐと計算が変わり、CSVでは文字列として出ることもあります。正常例だけでなく、夜勤、休暇、途中外出、打刻漏れをテストします。
相談前にそろえるもの
完成形を細かく設計する必要はありません。今の作業が再現できる材料をそろえる方が重要です。
- 勤怠CSVのサンプル
- 勤務区分ごとの計算例
- 正しい月次集計表
- 夜勤、休暇、未打刻などの例外
- 給与システム取込形式
専門家へ頼んだ方がよい目安
- 従業員数が多く確認漏れが起きる
- 勤務区分や締め日が複数ある
- 給与計算へつながるため誤りの影響が大きい
- 制度変更時に修正できる設計が必要
よくある失敗
- 時刻を文字列のまま比較する
- 未打刻をゼロ時間として確定する
- 例外を自動補完して根拠を残さない
- 就業規則を確認せず式だけ合わせる
よくある疑問
残業時間を自動で確定できますか？
計算はできますが、申請・承認や就業規則による判断が必要な場合があります。自動計算値と確認対象を分けます。
夜勤も集計できますか？
日跨ぎの規則と基準日を決めれば対応できます。通常勤務と異なるサンプルを用意してください。
給与ソフトへそのまま取り込めますか？
取込仕様に合わせたCSVを作れる場合があります。社員番号、項目順、文字コード、エラー条件を公式仕様で確認します。