複数のExcelファイルを毎月まとめる作業をなくしたい

毎月届くファイルを一つずつ開き、必要な範囲をコピーして集計表の末尾へ貼り付ける。件数が増えるほど時間がかかり、貼り忘れや列ずれも起きやすい作業です。

元ファイルの形がそろっていれば、フォルダへ入れたファイルをまとめて読み込み、更新操作だけで集計表を作る形にできます。

先に結論

列名とシート構成がそろっているなら、Power Queryが第一候補です。ファイルごとに配置が違う、複数シートから条件付きで拾う、保存や配布まで行う場合はVBAを含めて検討します。

この作業は自動化候補です

次の項目が多いほど、手作業をそのまま続けるより、自動化の効果が出やすくなります。

Power Queryは、複数のファイルやデータ元を取り込み、整形と結合の手順を保存して更新できます。毎回の作業が「同じ形のファイルを集めて一つにする」なら相性がよい方法です。

ただし、途中で列名が変わる、見出しが二段になる、担当者が勝手に行を追加する、といった揺れがあると止まりやすくなります。先に入力様式をそろえるか、揺れを吸収する処理が必要です。

完成形を細かく設計する必要はありません。今の作業が再現できる材料をそろえる方が重要です。

元ファイルの列順が違ってもまとめられますか？

列名が共通なら、列順をそろえて結合できる場合があります。列名自体が毎回変わる場合は、変換ルールを決める必要があります。

ファイルが追加されたら自動で反映されますか？

同じフォルダを参照する設計なら、更新時に新しいファイルを取り込めます。常時監視する仕組みが必要か、更新ボタンで十分かも決めます。

元ファイルを開かずに処理できますか？

Power QueryやVBAで、対象ファイルを一つずつ手で開かずに処理できる構成があります。ファイルの保護や形式によっては確認が必要です。