相談文を長く書くより、作業を再現できるサンプルをそろえる方が、見積もりの精度は上がります。
ただし、顧客名、従業員名、口座、医療情報などを、そのまま公開の相談欄へ載せないでください。構造を残したまま仮名化したコピーを作ります。
先に結論
正常な入力、例外がある入力、正しい完成結果の三点が基本です。さらに、利用環境と変更してはいけない条件を添えると、方法を提案しやすくなります。
この作業は自動化候補です
次の項目が多いほど、手作業をそのまま続けるより、自動化の効果が出やすくなります。
- 元ファイルだけ送り、正しい完成形がない
- 一件だけでは分からない例外がある
- 個人情報を削除しても列構成は残せる
- Excelの版や保存場所で動作が変わる
- 現場で使う手順を動画やメモにできる
作業を三つに分けて考える
- 1原本を複製する
相談用に別コピーを作り、稼働中ファイルを触りません。
- 2情報を仮名化する
氏名、番号、金額などを架空データへ置き換えます。
- 3正解と例外を付ける
完成見本と、通常と違うケースを用意します。
向いている方法の考え方
仮名化では、文字数や形式を大きく変えすぎない方がテストに役立ちます。たとえば社員番号は桁数を保ち、日付や金額は架空値へ置き換えます。
外部リンク、共有フォルダ、パスワード、接続先が含まれる場合は、相談用ファイルから削除し、必要な仕様だけ文章で説明します。
相談前にそろえるもの
完成形を細かく設計する必要はありません。今の作業が再現できる材料をそろえる方が重要です。
- 通常の入力ファイルを2〜3件
- 空欄、重複、件数増加などの例外
- 正しい出力結果
- 操作手順と所要時間
- OS、Excelの種類、保存場所
専門家へ頼んだ方がよい目安
- 個人情報や機密情報が多い
- 既存マクロに外部接続や秘密情報がある
- サンプルだけでは業務ルールを説明できない
- 秘密保持や削除方法を契約前に確認したい
よくある失敗
- 原本そのものを送る
- 仮名化で列や書式まで消す
- 正常例だけで完成条件を決める
- パスワードやAPIキーをファイル内に残す
よくある疑問
サンプルは何件必要ですか？
通常例2〜3件に加え、空欄、重複、最大件数など重要な例外を用意します。件数より、パターンを網羅することが大切です。
個人情報を消すだけで十分ですか？
氏名だけでなく、メール、電話、住所、顧客番号、ファイルパス、コメント、非表示シートも確認してください。
動画だけで相談できますか？
作業の流れを伝えるには有効ですが、見積もりとテストには入出力ファイルも必要になることが多いです。