営業会議のたびに担当者別ファイルを集め、案件名や金額を一つの表へ貼り付けていると、会議直前の集計作業が恒例になります。
自動化の前に、案件ID、ステータス、見込み時期、金額の定義をそろえます。自由記述だけでは、集計しても比較できません。
先に結論
入力形式がそろえば、複数ファイルの結合や進捗別集計はPower Queryやピボットで更新できます。入力を一つの共有表へ寄せられるなら、ファイル回収自体をなくす選択肢もあります。
この作業は自動化候補です
次の項目が多いほど、手作業をそのまま続けるより、自動化の効果が出やすくなります。
- 担当者ごとに別ファイルを使う
- 毎週同じ列を会議資料へ転記する
- ステータスの表記が人によって違う
- 受注見込み額を手で集計する
- 未更新案件を目視で探す
作業を三つに分けて考える
- 1入力項目を統一する
案件ID、担当、状態、金額、次回日をそろえます。
- 2更新データを集める
担当別ファイルまたは共有表から取り込みます。
- 3会議用にまとめる
進捗、停滞、見込み、未更新を表示します。
向いている方法の考え方
ステータスは選択肢にし、自由入力の表記ゆれを減らします。担当者コメントは残しつつ、集計に使う項目を分けると扱いやすくなります。
CRMが必要な規模なのにExcelへ機能を足し続けると、権限、履歴、同時編集が複雑になります。Excelで十分な範囲も見極めます。
相談前にそろえるもの
完成形を細かく設計する必要はありません。今の作業が再現できる材料をそろえる方が重要です。
- 担当者別ファイルの例
- 会議資料の完成見本
- 案件IDとステータスの定義
- 未更新・停滞の条件
- 同時利用人数と保存場所
専門家へ頼んだ方がよい目安
- 毎週数時間かけて会議資料を作る
- 担当者別の表記ゆれが多い
- 案件履歴や権限管理が必要
- CRMへ移す前の暫定仕組みを作りたい
よくある失敗
- 案件名だけで重複を判定する
- 自由記述ステータスをそのまま集計する
- 会議用資料へ直接入力する
- CRM相当の機能をExcelへ無制限に追加する
よくある疑問
担当者ごとのファイルを残したまま集計できますか？
形式と保存場所がそろっていれば可能です。ただし、入力ルールを統一しないと取り込みエラーが増えます。
Googleスプレッドシートへ移した方がよいですか？
共同更新には向きますが、権限、データ量、既存Excelとの連携を確認します。ファイル回収をなくす目的なら候補です。
CRMへ変える目安は？
顧客履歴、権限、通知、活動記録、他システム連携が重要になったら、Excel拡張より専用サービスを比較します。